書類をデータ化すると、紙の保管スペースを減らせる一方、情報漏えいという別のリスクが生まれます。
特に注意したいのが、本人確認書類、契約書、給与明細、銀行口座情報、医療関係の書類などです。
紙の原本を安全に保管するだけでなく、スキャンしたデータをどこに保存し、誰が閲覧できる状態にするかまで考える必要があります。
スマホアプリやクラウドへの保存は安全？スマホでスキャンしたデータをクラウドに保存すると、端末を紛失した場合でも別の端末からアクセスできるメリットがあります。
一方、クラウドサービスを利用する場合は、サービスの利用条件やデータの取り扱いを確認することが欠かせません。
個人情報保護委員会の公式FAQでは、クラウドサービス事業者が保存された個人データを取り扱うかどうかによって、個人情報保護法上の第三者提供や委託への該当性が変わると説明されています。
また、事業者が海外のクラウドサービスを利用する場合には、個人データの取り扱いや安全管理措置について、提供事業者やサーバーの所在国などを把握する必要があるケースもあります。
個人で利用する場合も、次の点を確認しておきましょう。
- アカウントに強固なパスワードを設定する。
- 多要素認証を利用する。
- 不要な共有設定を解除する。
- 共有リンクを誰でも閲覧できる状態にしない。
- 重要書類は信頼できる保存先に限定する。
- スマホやパソコンの紛失に備えて画面ロックを設定する。
コンビニのマルチコピー機は便利ですが、公共の場所で操作するため、周囲への情報の露出に注意が必要です。
特に、次のような書類は慎重に取り扱ってください。
- マイナンバーカード関連の書類
- 運転免許証のコピー
- パスポートの写し
- 銀行口座やクレジットカードの明細
- 雇用契約書や給与明細
- 顧客情報や取引先の機密資料
スキャン後は、原稿の取り忘れ、USBメモリーの抜き忘れ、スマホへの保存失敗がないか確認しましょう。
また、仕事で扱う個人情報や機密文書については、勤務先の情報管理規程を優先してください。個人所有のスマホや個人用クラウドに無断で保存することは避けるべきです。
スキャンデータを安全に保管する5つのルール
1. 保存先を限定する
書類の重要度に応じて、パソコン、USB、クラウドの利用範囲を決めます。
2. アクセス制限を設定する
パスワードやアクセス権限を使い、第三者が簡単に閲覧できないようにします。
3. 必要に応じてPDFを暗号化する
機密性の高い書類は、対応ソフトでパスワード保護を設定します。
4. バックアップを取る
大切な書類は、メインの保存先とは別の安全な場所にも保管します。
5. 不要なデータを整理する
不要になった一時ファイルや共有データを確認し、適切に削除します。
【プロの結論】書類をスキャンするときは画質よりも目的と保存方法を優先する
書類のスキャンで失敗しないためには、最初に「何のためにデータ化するのか」を決めることが大切です。
単に紙をデジタル化して保管するのか、文字を検索できるようにするのか、他人に提出するのかによって、必要な設定が変わります。
向いている人・おすすめできない人を整理| 方法 | おすすめできる人 | おすすめしにくい人 |
|---|---|---|
| スマホ | 少量の書類を手軽に保存したい人 | 大量の書類を定期処理する人 |
| 家庭用複合機 | 大量処理や高画質を重視する人 | 本体購入や設定を避けたい人 |
| コンビニ | 必要なときだけ利用したい人 | 大量の書類を何度も処理する人 |
スキャンを始める前に、以下の項目を確認してください。
{@body const checks = ["原稿の表裏とページ数を確認した","書類の端が欠けないようにセットした","通常の文書は300dpiを目安に設定した","印鑑や色付きの文字がある場合はカラーを選んだ","複数ページは1つのPDFにまとめた","OCRが必要な場合は文字認識を実行した","保存先とファイル名を確認した","PDFを開いて文字やページ順を確認した","個人情報の保存先と共有範囲を確認した"]}
{@body const [done,setDone] = DIL.useState()}
スキャン前・完了後の確認
{#each checks as item,i}
setDone(old=>v?[...old,i]:old.filter(x=>x!==i))}>{item}
{/each}
【書類のスキャン】に関するよくある質問（FAQ）
Q1：スマホだけで書類をPDFにできますか？
A1：できます。iPhoneならメモやファイル、AndroidならGoogleドライブのスキャン機能を利用できます。複数ページを1つのPDFにまとめることも可能です。
Q2：書類をスキャンするのに無料のアプリはありますか？
A2：あります。iPhoneのメモ、Googleドライブなどは標準的なスキャン機能を利用できます。Adobe Scanも無料でダウンロードできますが、一部機能は有料です。
Q3：書類をスキャンする解像度は何dpiがおすすめですか？
A3：一般的な文字書類なら300dpiがおすすめです。細かい文字や図表を残したい場合は400〜600dpiも検討してください。
Q4：スキャンしたPDFの文字をコピーするにはどうすればよいですか？
A4：OCR処理が必要です。Adobe ScanやAdobe Acrobatなどの文字認識機能を使うと、画像内の文字を検索・コピーできるPDFに変換できます。
Q5：コンビニのスキャン料金はいくらですか？
A5：セブン‐イレブン、ファミリーマート、ローソンでは、公式案内上、基本的に1枚30円です。ローソンは30円／面と案内されています。利用する店舗の機種や対応媒体も事前に確認してください。
Q6：両面印刷された書類もスキャンできますか？
A6：できます。両面同時読み取りに対応したADF付き複合機なら、表裏を効率よく読み取れます。非対応機種やスマホでは、表と裏を別々に読み取ってPDFを整理します。
Q7：スキャンした書類はどこに保存されますか？
A7：使用する機器やアプリによって異なります。iPhoneならメモやファイル、AndroidならGoogleドライブ、複合機ならパソコンやUSBメモリーなどが主な保存先です。保存前にフォルダを指定しておくと便利です。
Q8：個人情報が記載された書類もスキャンして大丈夫ですか？
A8：可能ですが、保存先とアクセス権限に注意してください。本人確認書類や契約書などは、信頼できる保存先を選び、不要な共有を避けることが大切です。
書類をスキャンする方法には、スマホ、家庭用複合機、コンビニという3つの選択肢があります。
少量の書類ならiPhoneのメモやAndroidのGoogleドライブ、大量の書類ならADF付き家庭用複合機、専用機器がない場合は1枚30円から利用できるコンビニが便利です。
また、単にPDFとして保存するだけでなく、300dpiを基本とした画質設定やOCRによる文字認識を組み合わせることで、後から検索・整理しやすいデータを作れます。
最も大切なのは、スキャンした時点で作業を終わらせないことです。
PDFのページ順、文字の鮮明さ、保存先、個人情報の保護まで確認して初めて、実用的なデジタル書類になります。
まずは数枚の書類をスマホでスキャンし、PDFの仕上がりや保存方法を確認してみてください。日常的に扱う枚数が増えてきたら、家庭用複合機への切り替えを検討するのが合理的です。
